Archives services ©

Une offre de services dédiée et spécialisée dans le traitement global des archives

Pour accompagner les besoins croissants de ses clients en matière d’archivages qui doivent faire face aux exigences des réglementations documentaires, qu’il s’agisse des archives courantes ou intermédiaires au regard de la norme ISO 15489:2001,  AMT dispose d’un département spécialisé dans la gestion des archives : « Archives services © ».

Pour répondre à vos demandes, nous mettons à votre disposition un contact unique, archiviste-expert, qui organisera les relations avec vos services selon les normes en vigueur dans la profession. Appuyé sur une solution informatique d’aide à la gestion, et sur les procédures que vous nous aurez transmises, il répondra à toutes vos demandes, en relation avec des lieux de stockages proches, et sur sites sécurisés 24/24.

De nombreuses activités , que nous pouvons moduler selon vos besoins.

– Audit personnalisé de vos besoins 
Parce que nous avons l’expérience que de nombreux cas de figure existent en terme de traitement d’archives et que vous arrivez avec votre méthodologie propre, nous commençons nos interventions par un audit détaillé de la situation  dans laquelle vous vous trouvez, et du besoin spécifique que vous avez dans votre traitement d’archives.

 

_VLX8652– Inventaire des unités d’archives 
En travaillant sur la base de vos archives existantes ou depuis la base de données que vous en avez faite, notre responsable d’inventaire, se basant sur notre logiciel d’archives « BALArchives » procédera à la réalisation de l’inventaire d’entrée.

 

– Enlèvement des archives
En nous appuyant sur les résultats de l’audit et sur l’inventaire, nous définissons avec vous la procédure la plus adéquate pour l’enlèvement des archives jusqu’au stock de dépôt, incluant toutes les dimensions du conditionnement (classeurs, boites archives, conteneur archives) et les moyens humains et logistiques pour les réaliser dans le délai imparti.

 

_VLX7826– Conservation
Toute la gestion des emplacements des archives est réalisée au travers du logiciel BALArchives. Les conteneurs étant identifiés à l’aide d’un code barre, chaque entrée est répertoriée sur le logiciel et permet de connaître l’emplacement de chaque archive.

Nos trois plateformes totalisent une capacité globale de 140 000 conteneurs à archives (en stockage en racks) ; elles sont hautement protégées contre l’intrusion par alarmes et vidéo surveillance, et contre l’incendie avec des systèmes anti-feux évolués.

 

Vue_ordinateur_2– Recherche pour consultation 
La recherche de vos conteneurs archives est réalisée en un simple clic. Tous les emplacements sont codifiés et chaque boîte dispose d’un code de localisation pour une recherche optimale de vos archives.
À chaque sortie, le responsable d’inventaire indique au préparateur l’emplacement des archives à récupérer et le mouvement est mis à jour dans la base de données.
À chaque date anniversaire, un état des mouvements vous est transmis.

 

petite_voiture– Livraison d’unités d’archives 
Pour vous faire livrer les archives dont vous auriez besoin, un simple mail nous suffit. Nous nous engageons par la suite à vous les faire parvenir sur votre lieu de travail dans les 48 heures suivantes, par les moyens les plus indiqués.

 

Paper-shredding– Destruction annuelle ou ponctuelle
Passé un certain délai —en fonction de la nécessité de conservation des archives— nous gérons également la destruction progressive, programmée ou déterminée, des archives arrivées à date d’obsolescence, pour qu’elles ne soient plus un poste de coût pour vous.

 

 

Nous sommes affiliés à l’Arseg depuis 1993, membre de l’OMA depuis 2006 et certifié Qualité ISO 9001-2008 depuis 2002.

Nos références dans ce domaine d’activité

references

SATISFACTION CLIENT T12017

 *99,1%
Pour la quatrième année consécutive nous avons fait mener une enquête anonyme dont il ressort que le taux de satisfaction de service rapporté par nos clients est de 99,1% ; nous les remercions pour leur confiance et saluons les équipes AMT pour leur dévouement.
* taux de satisfaction client obtenu lors d’une enquête menée par un organisme agréé indépendant en mars 2017

 

Références

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