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économies, souplesse et qualité

L’externalisation de l’archivage : une source d’économie

L’archivage « au bureau » est une source de coûts à cause de plusieurs facteurs :

Archivage_02_Poussage ArchivesDes coûts directs

  • le coût des mètres carrés occupés par l’espace archives
  • les matériels de stockages (rayonnages, boîtes)
  • le logiciel de gestion des stocks

Des coûts indirects

  • le coût du personnel en charge du classement des archives
  • le coût du personnel lors de la récupération des archives

Les différents benchmarks réalisés sur ces coûts directs et indirects les établissent à environ 25% des coûts locatifs pratiqués dans l’agglomération dans laquelle l’entreprise est présente.

Nos exemples de coûts d’archivages vous montreront que l’économie globale estimée entre un archivage interne et un archivage externe varie entre 25% et 60% en fonction de votre localisation géographique et de votre organisation interne.

Et les délais de conservation ?…

Pour tout savoir sur les délais de conservation, n’hésitez pas à consulter directement les directives du gouvernement sur ce sujet.
 

L’externalisation de l’archivage : une source de simplicité

Alors que l’archivage est souvent considéré comme une activité que l’on entreprend quand on a « du temps disponible », l’avantage premier de l’externalisation de l’archivage est qu’il force votre organisation à poser un « process » de traitement des pièces à archiver.

Désormais, ce sont nos services, aux intervalles que nous avons définis ensemble, qui viennent prendre possession en vos locaux des pièces qui sortent du domaine « courant » pour aller les enregistre sur notre logiciel de suivi et les classer dans les bons boitages identifiés.

Pour la récupération d’une pièce, vous n’avez plus qu’à nous faire une demande pour vous voir transmettre la pièce électronique dans les heures qui suivent et la pièce physique sous 24 heures.

 

L’externalisation de l’archivage : une aide au suivi des normes légales

Notre système de traitement d’archives peut intégrer toutes les évolutions de la réglementation, notamment relative à la conservation des pièces. Dès quelles parvient à échéance, et sur accord de votre part, nous les détruisons en nous assurant de la confidentialité des pièces détruites : vos archives « inutiles » ne sont plus un poste de coût.

 

Exemples de couts d’archives

Implantation
Volume d’archives
(en armoires)
Coût interne
(estimation/an)
Coût externalisation
(estimation/an)
Economie
(estimation/an)

En %

Région Parisienne

5

3 500 €

1 500 €

2000 €

60 %

Région Lilloise

15

6 000 €

4 500 €

1500 €

25 %

Côte d’Azur

25

14 500 €

7 500 €

7000 €

50 %

 

SATISFACTION CLIENT T12017

 *99,1%
Pour la quatrième année consécutive nous avons fait mener une enquête anonyme dont il ressort que le taux de satisfaction de service rapporté par nos clients est de 99,1% ; nous les remercions pour leur confiance et saluons les équipes AMT pour leur dévouement.
* taux de satisfaction client obtenu lors d’une enquête menée par un organisme agréé indépendant en mars 2017

 

Références

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